Contabilidade - Política de contas a pagar

 

PROPÓSITO

O objetivo desta Política de Contas a Pagar é garantir a segurança dos fundos do Hudson County Community College (“Faculdade”) e a condução dos negócios de acordo com os princípios de responsabilidade, integridade, pontualidade e precisão. Guiado por esses princípios, o Colégio se esforça para fazer o pagamento pontual aos fornecedores de faturas verificadas e aprovadas de maneira eficiente e manter registros completos e precisos de contas a pagar. 

POLÍTICA

O Colégio e seu Conselho de Curadores (“Conselho”) estão comprometidos em apoiar os membros da comunidade local e fornecedores que realizam negócios com o Colégio. Esta política refere-se apenas a pagamentos a fornecedores. Contas a pagar é um tipo de dívida de curto prazo, normalmente o valor devido por uma organização a seus fornecedores ou vendedores por bens e serviços fornecidos, para o qual o pagamento não é feito antecipadamente. O Colégio incorre em obrigações para com fornecedores e vendedores pela compra de bens e serviços utilizados no curso normal dos negócios.
O Departamento de Contas a Pagar é responsável pela auditoria e processamento de faturas e pagamentos para o Colégio. O Departamento de Contas a Pagar desempenha as seguintes funções associadas a este objetivo:

  1. recebimento de faturas e pagamentos eletrônicos;
  2. monitoramento de créditos de fornecedores e pagamentos anteriores a fornecedores;
  3. lidar com consultas de pagamento de fornecedores e da comunidade da faculdade;
  4. supervisão da correspondência de documentos;
  5. garantir aprovações adequadas;
  6. processamento de pagamentos; e
  7. arquivamento de documentos e histórico de pagamentos.

O Conselho delega ao Presidente a responsabilidade de desenvolver procedimentos e diretrizes para a implementação desta política. O Escritório de Finanças será responsável pela implementação da política.

Matriz de Aprovação

Aprovado: junho de 2021
Aprovado por: Conselho de Curadores
Categoria: Contabilidade
Subcategoria: Contas a pagar
Programado para revisão: junho de 2024
Escritório(s) Responsável(is): Finanças

 

Procedimentos

Procedimento do Departamento de Contabilidade em Contas a Pagar

I. Introdução

Este procedimento foi desenvolvido para garantir a segurança dos fundos do Colégio, os negócios são conduzidos de acordo com os princípios de responsabilidade, integridade, pontualidade e precisão. Guiada por esses princípios, a HCCC se esforça para 1) efetuar pagamentos pontuais de faturas apropriadas de maneira eficiente; e 2) reportar passivos pendentes de acordo com o GAAP. Além disso, o Colégio espera que todos os membros da comunidade e todos os fornecedores que realizam negócios com o Colégio sigam esta política. 

Os procedimentos abaixo referem-se apenas a pagamentos a fornecedores. Para procedimentos adicionais relacionados às seguintes categorias, consulte: 

    1. Procedimentos de reembolso de viagens e negócios
    2. Procedimentos de bolsa
    3. Procedimentos de reembolso de contas de alunos

II. Entidades Afetadas por Estes Procedimentos

Os procedimentos abaixo afetam todos os departamentos e escritórios do Hudson County Community College.

III. Definições

Contas a Pagar é um tipo de dívida de curto prazo que normalmente representa o valor devido por uma organização a seus fornecedores ou vendedores de bens e serviços adquiridos a crédito. O Colégio incorre em obrigações para com fornecedores e vendedores de comprar bens e serviços usados ​​no curso normal dos negócios. O Departamento de Contas a Pagar (“Departamento AP”) é responsável por auditar e processar faturas e verificar faturas em nome do Colégio.

O Departamento AP desempenha as seguintes funções associadas a este objetivo:

    1. Recibo de fatura
    2. Pagamentos eletrônicos
    3. Monitoramento de créditos de fornecedores
    4. Lidar com consultas de pagamento de fornecedores e da comunidade universitária
    5. Supervisão da correspondência de documentos
    6. Processando pagamentos
    7. Interface do sistema de contabilidade
    8. Arquivamento de documentos e histórico de pagamentos

Responsabilidade – O Departamento de AP garante que todas as compras sejam devidamente autorizadas antes do desembolso dos pagamentos, que as faturas sejam pagas apenas uma vez e que os ativos da faculdade sejam protegidos contra fraudes. Além disso, o Departamento de AP garante que as transações sejam devidamente documentadas para fins de auditoria.

Precisão – Para relatar adequadamente os passivos e despesas pendentes do Colégio, o Departamento de AP registra os dados do fornecedor no processo de voucher e nas contas do razão geral.

Transações de E-CHECKS – Pagamentos financeiros eletrônicos feitos a funcionários em vez de cheque.

Verificação do orçamento –O procedimento pelo qual o Departamento assegura que as autorizações e despesas financeiras do Colégio não excedam os respetivos orçamentos.

plenitude – Informações específicas e necessárias sobre todos os bens fornecidos e serviços acordados para permitir o pagamento. Isso deve incluir as seguintes informações:

    1. Número e data da fatura.
    2. Número do pedido de compra.
    3. Nome do fornecedor, endereço e outras informações de contato pertinentes.
    4. Endereços “Faturar para” e “Enviar para”.
    5. Data(s) de entrega de bens ou serviços.
    6. Uma descrição detalhada dos bens adquiridos ou dos serviços prestados e o local onde os bens foram entregues ou os serviços prestados.

Ordem de compra (PO) – A Ordem de Compra é um documento emitido pelo Colégio ao fornecedor indicando tipos, quantidades e preços acordados para produtos e/ou serviços que o fornecedor fornecerá.

oportunidade – Despesas relatadas para bens e serviços no período prestado, para pagar faturas aprovadas em tempo hábil (líquido 30) e para aproveitar os descontos de fornecedores aplicáveis. Por estas razões, a apresentação atempada de uma fatura completa ao Departamento de AP é fundamental. Os fornecedores devem ser orientados a enviar todas as faturas diretamente ao Departamento de AP e não ao contato do campus. A certificação oportuna de recebimento pelo departamento de recebimento da faculdade para o Departamento de AP é fundamental para o processo de permitir que o Departamento de AP faça pagamentos oportunos aos fornecedores.

Voucher - A intenção interna de fazer um pagamento a um fornecedor. O voucher é um documento produzido pelo Colégio e emitido para um fornecedor após o recebimento da fatura e combinado com um pedido de compra e documentos de recebimento. Os vouchers aprovados, quando processados, tornam-se cheques ou pagamentos E-CHECK.

XNUMX. Procedimentos da política

Os procedimentos abaixo devem ser implementados para cumprir a política de Contas a Pagar do Colégio e garantir que os valores de contas a pagar estejam corretos; registrados de forma adequada, precisa e eficiente; processado apenas uma vez; e devidamente documentado nas demonstrações financeiras. Para processar os pagamentos, todas as faturas devem ser aprovadas de acordo com os procedimentos do Colégio. O Departamento de Contas a Pagar deverá seguir os seguintes procedimentos:

1. Os fornecedores devem ser inseridos no Colleague Portal System. 

2. Os fornecedores não serão pagos a menos que um W-9 preenchido seja inserido no Sistema do Portal do Colega e uma resolução seja aprovada pelo Conselho (se necessário).

3. As faturas recebidas pelo Departamento AP devem ser carimbadas com a data.

4. As faturas devem ser enviadas diretamente ao Departamento de AP. Se uma fatura for enviada diretamente ao departamento de recebimento, a responsabilidade do departamento é encaminhá-la ao Departamento de AP imediatamente após revisar e reconhecer que as mercadorias foram entregues conforme representadas pelo fornecedor e que os serviços na fatura foram executados. Isso facilitará o pagamento dentro dos prazos e reduzirá o risco de faturas extraviadas, perdidas ou retidas que causam atrasos na contabilidade adequada e evitam custos mais altos para o Colégio. As faturas não devem ser mantidas em escritórios departamentais. 

5. Somente funcionários autorizados do Departamento de AP podem fazer login no Colleague Portal System e processar faturas. 

6. Os comprovantes de contas a pagar devem ser acompanhados de uma fatura original, do pedido de compra autorizado pelo Colégio e do recibo documentado de bens e serviços. O pedido de compra e os dados de recebimento devem ser inseridos no Colleague pelos funcionários da HCCC. 

7. A fatura deve conter uma descrição detalhada dos serviços prestados ou bens fornecidos, a(s) data(s) de entrega dos bens ou serviços e o local do HCCC onde os serviços foram prestados ou os bens entregues. O pagamento de faturas sem informações suficientes pode ser atrasado até que todas as informações necessárias sejam fornecidas. 

8. Se a fatura for para um pagamento parcial, o fornecedor deve indicar claramente o acordo na fatura ou no contrato. Nessas situações, o fornecedor é obrigado a fornecer o mesmo nível de documentação, conforme descrito em IV.7 acima. 

9. Os números das faturas são inseridos no Colleague Portal System exatamente como fornecido pelo fornecedor. A modificação do número da fatura pode levar a um processamento duplicado. A modificação é estritamente proibida, exceto conforme permitido pelo Departamento de AP.

10. A entrada das informações da fatura é completa, precisa e válida.

11. Todos os bens e serviços devem ser recebidos no Sistema Portal do Colega pelo departamento. Para serviços e mercadorias enviados diretamente ao departamento de pedidos, a responsabilidade do departamento de pedidos é notificar o Departamento AP de que os serviços ou mercadorias foram recebidos e aceitos satisfatoriamente no sistema para o processo de pagamento. 

12. As diferenças entre o pedido de compra e a fatura devem ser sinalizadas, pesquisadas e resolvidas antes do processamento dos pagamentos. As diferenças incluem, mas não se limitam a, nome de fornecedor diferente, discrepância de quantidade ou discrepância de dólar. 

13. O imposto sobre vendas não deve ser incluído em nenhuma fatura porque o Colégio é uma entidade isenta de impostos. O Departamento AP fornecerá documentação ao fornecedor para comprovar o status de isenção de impostos, incluindo um número e certificado de isenção de imposto sobre vendas, se necessário. 

14. Todas as compras de bens de capital são processadas pelo Departamento AP. 

15. O Departamento AP deve enviar todos os pagamentos aprovados para o endereço de registro. Quaisquer pagamentos que envolvam manuseio especial, como remessas noturnas ou retiradas pessoalmente, exigem aprovação prévia. O uso de envio noturno e processamento urgente de pagamentos será limitado a situações de emergência. 

16. O Departamento de AP processa cheques e faz pagamentos duas vezes por semana. Os pagamentos AP Department Check e E-CHECK são processados ​​em dias alternados. 

17. Os reembolsos estudantis são processados ​​no Gabinete do Tesoureiro e os cheques são emitidos pelo Departamento de AP uma vez por semana.

18. O pagamento da Solicitação de Cheque, conforme a seguir, deve ser utilizado quando outras formas de pagamento (por exemplo, ordem de compra e vale-refeição) não se aplicam. Qualquer pedido de compra de mercadorias deve ser processado pelo Departamento de Compras.   

19. Cheques ausentes, duplicados e pendentes há muito tempo devem ser investigados antes de emitir outro cheque. O Oficial do Departamento de AP processará todos os ajustes de verificação no Sistema de Colegas após a conclusão de todas as investigações.

20. Os dados de pagamento positivos são transmitidos ao banco após cada lote de pagamento de cheque.

21. Qualquer dúvida sobre esta política deve ser dirigida ao Diretor do Departamento de AP. As perguntas podem ser enviadas eletronicamente para Contas a Pagar em apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Alternativamente, o oficial de departamento AP pode ser contatado em (201) 360-4055.

Aprovado pelo Gabinete: julho de 2021
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