Política de Engenharia e Operações

PROPÓSITO

O objetivo desta política de Engenharia e Operações é garantir uma administração eficaz e eficiente das instalações existentes, maximizar o investimento e a iniciativa no planejamento da infraestrutura de novas instalações nos campi e fornecer um ambiente seguro para a comunidade universitária.

POLÍTICA

As instalações são um ativo significativo do Colégio. O Colégio e seu Conselho de Curadores ("Conselho") estão comprometidos em fornecer ambientes limpos, seguros e bem conservados que promovam a educação, o emprego e apoiem as atividades diárias na vida do Colégio.

O Conselho delega ao Presidente a responsabilidade de desenvolver os procedimentos de Engenharia e Operações. O Escritório de Engenharia e Operações será responsável pela implementação da política.

Aprovado: agosto de 2022
Aprovado por: Conselho de Curadores
Categoria: Engenharia e Operações
Programado para revisão: agosto de 2024
Escritório(s) Responsável(is): Finanças

Procedimentos

Procedimento Operacional de Manutenção, Reparo e Alterações

I. Introdução

O objetivo deste procedimento é estabelecer as diretrizes básicas para as responsabilidades institucionais e departamentais relacionadas à manutenção, reparo e alterações das instalações da faculdade. Para garantir a adesão aos padrões HCCC e aos requisitos regulamentares de saúde e segurança, o Colégio emprega uma equipe profissional de Engenharia e Operações dedicada ao planejamento, construção e operação eficazes de todas as instalações do campus.

A menos que autorizado de outra forma neste procedimento, as instalações de trabalho nos campi de Jersey City e Union City são gerenciadas pelo Escritório de Engenharia e Operações. Indivíduos que desejam realizar trabalhos nas instalações devem consultar a equipe apropriada nesses locais. Qualquer trabalho nas instalações autorizado pelos administradores do edifício deve estar em conformidade com os códigos locais e os padrões HCCC.

Todo o trabalho nas instalações deve ser conduzido de acordo com o Título II e com os padrões de design acessível/ADA. Para os fins deste procedimento, “trabalho nas instalações” é definido como qualquer trabalho que modifique os prédios ou terrenos do campus, como substituir, realocar, remover ou pintar portas, paredes, janelas, estantes ou pisos; a alteração ou penetração de corredores ou tectos; adicionar ou dividir o espaço existente; e trabalhar em qualquer sistema de utilidade predial, entre outros.

II. Responsabilidades Institucionais

O Colégio fornece serviços básicos de instalações, como serviços de custódia, descarte de resíduos, reciclagem e manutenção e reparo de edifícios, por meio do Escritório de Engenharia e Operações (OEO). O Colégio também tem financiamento para pequenos reparos e melhorias, abrangendo projetos básicos de renovação de edifícios e segurança.

Escritório de Engenharia e Operações
1. A principal missão do OEO é realizar os serviços essenciais de manutenção, reparo e pequenas alterações necessários para tornar e manter os campi do Colégio operacionais, seguros e em conformidade com os requisitos legais estabelecidos em lei ou código e padrões HCCC.
Solicitações e Conclusão de Serviços de Engenharia e Operações
1. As solicitações de serviços OEO devem ser enviadas por meio do preenchimento de uma Ordem de Serviço/Solicitação on-line. Quando uma solicitação é recebida, o OEO atribuirá um número de ordem de serviço e agendará o trabalho de acordo.
2. A OEO agendará ordens de serviço para atender ao requisito de uma data e hora de conclusão especificadas e notificará os departamentos se os serviços não puderem ser executados conforme solicitado. Se uma data de conclusão não for especificada, as ordens de serviço serão agendadas na ordem recebida.
3. Dúvidas sobre ordens de serviço em andamento devem ser feitas por telefone ao OEO no ramal 4048 ou via e-mail em gacostaFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. O número da ordem de serviço será necessário para responder a qualquer consulta.
4. Se a solicitação for considerada debitável a contas diferentes do orçamento operacional OEO, o contato do departamento será notificado por escrito e receberá um número de ordem de serviço e a proposta de estimativa de custo para os serviços. As estimativas não são vinculativas e destinam-se a ajudar a determinar se autoriza a OEO a prosseguir com o trabalho. Caso o departamento solicitante deseje que a ordem de serviço seja executada, deverá responder ao OEO por escrito e prosseguir com o processo de contratação estabelecido. Quando o serviço for executado, o OEO processará uma fatura contra a Ordem de Compra emitida.
Planejamento, Projeto e Construção
1. O OEO facilita as melhores práticas em desenvolvimento, gerenciamento e construção de projetos para a Faculdade e fornece orientação abrangente relacionada ao ambiente construído da instituição. Isso inclui planejamento mestre do HCCC, programação, desenvolvimento de design, esforços de construção e melhores práticas de design. Antes de iniciar uma solicitação de projeto, os indivíduos devem consultar o administrador do departamento apropriado para determinar as políticas e procedimentos específicos do departamento para solicitar trabalho nas instalações.

III. Responsabilidades da Unidade Relacionadas ao Uso de Edifícios

Reitores, diretores e chefes de unidade são responsáveis por garantir que o espaço seja usado para os fins designados e usado de forma a promover a segurança de todos que usam ou visitam as instalações. Todos os membros da comunidade do Colégio têm a responsabilidade de tratar as instalações do campus com cuidado; evitar quaisquer ações que criem condições perigosas, perigosas, inseguras ou insalubres; e relatar quaisquer condições que possam observar. O Colégio conta com funcionários e supervisores para informar e educar os alunos, professores, funcionários e visitantes das instalações sobre seu uso. As responsabilidades do departamento incluem:

Autorizar o acesso ao espaço em áreas restritas ou seguras e fora do expediente;
Identificar as responsabilidades da unidade para o armazenamento, manuseio e descarte seguros de materiais perigosos; e
Seguindo todas as políticas e procedimentos do HCCC para alterações, manutenção e reparos nas instalações.

XNUMX. Pessoal de Manutenção Departamental

Os escritórios, principalmente unidades autossustentáveis (como FLIK, Livraria, etc.) que tenham, ou pretendam ter, pessoal contratado especificamente para manutenção departamental e pequenas alterações, devem ter um memorando de entendimento com a OEO. Esses acordos devem ser revisados periodicamente para garantir que o trabalho realizado por essas unidades não exceda o que pode ser feito com segurança e em conformidade com os códigos regulatórios aplicáveis. Esses acordos não negam a responsabilidade do departamento de cumprir os padrões HCCC; regulamentos ambientais, de segurança e saúde; e processos de licenciamento.

V. Alocação de Espaço de Escritório

O objetivo do Procedimento e Diretrizes para Alocação de Espaços de Escritórios é garantir um processo transparente e justo para a alocação de espaços de escritórios e estabelecer prioridades para alocação de escritórios. O espaço é um recurso limitado da faculdade; consequentemente, deve ser gerido de forma responsável e de forma a promover o avanço da missão e das prioridades estratégicas do colégio. A flexibilidade precisa ser mantida para lidar com mudanças na função, currículos, programas e tecnologias. Assim, uma estrutura abrangente para atribuição e gerenciamento de espaço, incluindo espaço de escritório, foi estabelecida para obter a melhor utilização e respostas às necessidades atuais e emergentes. O Colégio está comprometido com um processo justo e transparente para todas as alocações de espaço de escritório. A alocação de espaço de escritório é gerenciada pelo Escritório de Engenharia e Operações. As solicitações serão coordenadas com os potenciais usuários pelo Diretor Executivo de Engenharia e Operações e aprovadas pelo respectivo membro do Gabinete. Mudanças de escritório dentro de uma divisão ou unidade não requerem aprovação adicional.
orientações
1. As atribuições de espaço são fundamentadas na missão da faculdade, valores fundamentais e direções estratégicas.
2. Todos os professores e funcionários receberão um espaço de escritório ou espaço de trabalho apropriado para o tipo de trabalho que realizam. Quando possível, os professores e funcionários que interagem regularmente com os alunos devem ter acesso a um espaço privado para se reunir com os alunos.
3. O espaço do escritório é propriedade da faculdade que será alocada a uma determinada unidade ou divisão, conforme disponível, de maneira que melhor avance nas prioridades da faculdade. Nenhuma unidade ou divisão “possui” o espaço que lhe foi alocado. As decisões finais sobre a alocação de espaço de escritório dentro de uma determinada divisão cabem ao vice-presidente ou reitor da divisão correspondente. Em situações em que o espaço do escritório é compartilhado entre diferentes unidades ou divisões, os vice-presidentes e reitores que representam essas unidades ou divisões devem determinar mutuamente como o espaço será usado. Cada unidade ou divisão deve gerenciar suas necessidades de espaço de escritório dentro do espaço que foi alocado para a unidade ou divisão em um determinado momento.
4. O espaço do escritório, como todos os recursos do espaço universitário, deve ser implantado da maneira mais eficiente e eficaz possível para melhor atender aos objetivos programáticos e estratégicos.
5. Escritórios compartilhados e escritórios abertos são incentivados sempre que possível para usar eficientemente o espaço limitado do campus.
6. O espaço de escritório que foi alocado para uma unidade ou divisão pode ser transferido para outra unidade em resposta às necessidades e prioridades da faculdade.
7. Espaço de escritório desocupado devido a uma redução substancial no tamanho do programa, redução na força de trabalho ou eliminação do programa reverte para o pool de espaço da faculdade.
8. O espaço de escritório desocupado devido à realocação de uma unidade para outro prédio, andar ou suíte reverte para o pool de espaço da faculdade.
9. Quando o espaço for realocado, todas as partes afetadas serão notificadas e consultadas previamente.
Prioridades de alocação de espaço de escritório
1. Professores, professores e funcionários em tempo integral permanentes, temporários e temporários da unidade que exigem um alto nível de privacidade para trabalhar em assuntos confidenciais ou reunir-se com alunos, funcionários e outros; classificação/antiguidade serão levados em consideração.
2. Os escritórios podem ser privados, compartilhados, abertos ou em cubículos, conforme apropriado e disponível. Espaço privado para se reunir com os alunos deve ser fornecido àqueles que não têm escritórios particulares.
3. Cada divisão ou unidade deve articular tamanhos e tipos de escritórios recomendados para suas necessidades individuais. Para os escritórios atuais, os tipos e tamanhos necessariamente variarão dessas recomendações devido às configurações existentes do edifício e à disponibilidade de espaços apropriados.
4. Os escritórios serão atribuídos com base na necessidade, disponibilidade e adequação ao uso pretendido.
5. A atribuição de vários escritórios para professores e funcionários não é permitida, a menos que haja uma necessidade demonstrada. Sob tais circunstâncias, um corpo docente ou membro da equipe pode receber um escritório secundário (idealmente em um arranjo compartilhado), desde que não esteja localizado no mesmo prédio/campus que o escritório principal. Todas as decisões relacionadas a vários escritórios serão tomadas caso a caso e requerem a aprovação do Vice-Presidente/Reitor apropriado em consulta com o Gabinete.
6. Professores e funcionários em tempo parcial devem ter espaço de escritório em um arranjo de escritório compartilhado sempre que possível.
7. Cada unidade deve assegurar que todos os escritórios estejam ocupados. Quando os escritórios ficam desocupados por períodos de tempo significativos, como durante as licenças ou outras licenças, as unidades devem usar esses espaços para aliviar as necessidades urgentes de espaço. Se um espaço de escritório permanecer subutilizado por um período superior a um ano, a unidade ou divisão pode ser obrigada a fornecer uma justificativa para manter o uso do espaço.
8. Professores e funcionários eméritos/aposentados podem receber escritórios compartilhados se houver espaço disponível dentro de uma unidade e eles permanecerem envolvidos nas atividades da unidade. Esses escritórios compartilhados destinam-se a permitir que um indivíduo mantenha contato com sua unidade, disciplina, colegas e a comunidade universitária em geral.
9. Quando possível e as unidades desejarem consolidar suas atribuições de espaço por motivos de interação acadêmica e eficiência administrativa, serão disponibilizados espaços contíguos.
10. A avaliação periódica da alocação do espaço do escritório deve ser feita pelo chefe da unidade ou divisão para garantir que todo o espaço do escritório esteja sendo utilizado com a máxima funcionalidade e eficiência.
11. Os relatórios oficiais de inventário de espaço registrando todas as alocações de espaço de escritório serão mantidos pelo Escritório de Engenharia e Operações.
12. Para apoiar um registro preciso e completo das alocações de espaço, as unidades ou divisões verificarão com as Instalações anualmente/periódicas as alocações de espaço de escritório e os nomes do pessoal designado para ocupar salas específicas.
13. O Gabinete solicitará periodicamente ao Gerenciamento de Instalações que avalie e analise a adequação da alocação de espaço de escritório de uma unidade com base em critérios como número e tipos de pessoal, localização, layout funcional e mudanças nas necessidades programáticas.
14. O espaço do escritório não pode ser atribuído a organizações fora do campus sem a aprovação prévia do chefe de divisão apropriado em colaboração com o Gabinete.
Critérios para alterações e alocações de espaço de escritório
1. Critérios Primários: Os seguintes são considerados critérios primários dos solicitantes em ordem de importância para nova alocação de espaço ou alterações na alocação de espaço:
  - Segurança
  - Alojamento médico ou ADA
  - Nova contratação
  - Necessidades funcionais do trabalho
  - Eficiência operacional no que se refere ao Plano Estratégico do Mestrado Acadêmico da faculdade e/ou à missão ou reestruturação da divisão ou departamento
2. Critérios Secundários: Os critérios a seguir são considerados secundários dos solicitantes para nova alocação de espaço ou alterações na alocação de espaço.
  - Situação de emprego
  - Recrutamento
  - Retenção
  - Tempo de serviço
  - Assuntos relacionados ao pessoal
3. Se for determinado que uma solicitação de alocação de espaço não atende aos critérios necessários, ela será negada. Se um pedido for negado, pode ser apelado ao membro do Gabinete correspondente. O recurso deve ser feito por escrito, descrevendo em detalhes como o pedido atende a todos os requisitos para aprovação e por que o pedido deve ser aprovado. O membro do Gabinete correspondente consultará as partes relevantes e poderá anular a solicitação negada ou manter a negação. Esta decisão pode ser discutida com o Gabinete como um todo antes que uma decisão seja tomada. A decisão do membro do Gabinete é final.

Aprovado por: Gabinete
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