Contabilidade - Procedimento de Ativos Fixos

Procedimento do Departamento de Contabilidade sobre Ativo Fixo

I. Introdução

O objetivo deste documento é estabelecer os Procedimentos e Diretrizes da Faculdade Comunitária do Condado de Hudson com relação à Política de Ativos Fixos da Faculdade, incluindo a conformidade com os requisitos das regras dos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) e o Conselho de Normas de Contabilidade Governamentais, a fonte de GAAP . Também se destina a auxiliar a administração com o objetivo de manter registros precisos de ativos fixos. 
O Colégio prepara demonstrações financeiras de acordo com as regras GAAP. Além disso, os regulamentos governamentais exigem que o Colégio registre e mantenha registros de ativos, incluindo custo de aquisição, depreciação e alienação de ativos fixos. Todos os ativos que atendem aos requisitos de ativos fixos devem ser considerados ativos de longo prazo e serão tratados como tal de acordo com as regras GAAP.

II. Objetivos

1. Cumprir os GAAP e todos os requisitos governamentais relativos ao registro e tratamento de ativos fixos.
2. Fornecer registro preciso do ativo imobilizado do Colégio e estabelecer definições, método de avaliação do ativo imobilizado, vida útil e método de depreciação.
3. Garantir que os registros sejam restritos ao pessoal autorizado e que todas as transações relacionadas a ativos fixos, incluindo compra, alienação e depreciação, sejam aprovadas pelas autoridades delegadas.

III. Definição de Ativo Fixo/Capital

Ativos que são adquiridos para o funcionamento diário do Colégio e dos quais o Colégio pode obter benefícios durante um período de pelo menos um ano fiscal. Ativos comprados para venda não serão contados como ativos fixos, como estoque. 

Os Ativos Fixos/Capitais podem ser classificados em duas categorias:

1. Ativos Tangíveis
2. Ativos Intangíveis

A. ATIVOS TANGÍVEIS 

Ativos Tangíveis são ativos que possuem substância física, ou seja, ativos que podem ser tocados e sentidos. 
De acordo com o GAAP, os ativos fixos (tangíveis) têm três características principais:
       1. Adquiridos e mantidos para uso em operações, (por exemplo, não mantidos para venda);
       2. Natureza de longa duração (superior a 1 ano); e
       3. Possuir substância física.

Os Ativos Tangíveis do Colégio incluem o seguinte, que pode ser modificado de tempos em tempos:
       1. Terra 
       2. Construções e Melhorias
       3. Melhorias no Arrendamento
       4. Equipamento
       5. Livros da Biblioteca 
       6. Construção em andamento

1) TERRENO 
De acordo com o GAAP, a Terra é definida como a superfície da Terra, que pode ser usada para sustentar uma estrutura ou para cultivar grama e árvores. A terra tem vida útil indefinida. Como tal, não é depreciável de acordo com as regras GAAP. As despesas com a aquisição de terrenos são consideradas como parte do seu custo. As seguintes despesas podem ser incluídas na determinação do custo da terra: 

a) Preço de compra (valor justo de mercado se doado)
b) Quaisquer comissões pagas
c) Quaisquer honorários profissionais pagos, incluindo, sem limitação, honorários advocatícios, honorários de agrimensor, honorários de arquiteto e taxas de pesquisa de título
d) Valores pagos pela remoção de qualquer construção do terreno (o valor residual dessa demolição deve ser subtraído), limpeza do terreno
e) Impostos acumulados ou não pagos até a data da aquisição

2) EDIFÍCIOS E MELHORIAS 

O edifício é definido como uma estrutura permanente, anexada ao terreno, que tem um telhado e é cercada por paredes. As seguintes despesas são consideradas na determinação do custo de um edifício:

a) Preço de compra (valor justo de mercado se doado)
b) Despesas para tornar o prédio pronto para uso para o fim para o qual foi adquirido
c) Custos de construção
d) Honorários profissionais pagos, incluindo, sem limitações, comissões de vendas, taxas de corretagem, taxas de inspeção, licença de construção, honorários advocatícios, honorários de arquitetura, taxas de engenharia, etc.

A Melhoria do Edifício é definida como um evento capital que aumenta a vida útil de um edifício, o valor de um edifício ou ambos. Por exemplo, a conversão de um porão ou sótão em um escritório, reforma de paredes ou pisos, reformas internas ou externas, etc.

Todos os custos incorridos na melhoria do edifício são considerados custos de melhorias.

Custos de manutenção de edifícios são custos que permitem que um ativo continue a ser usado durante sua vida útil original. Por exemplo, reparos no edifício ou em seus sistemas (encanamento, aquecimento, HVAC, limpeza, controle de pragas etc.). Esses custos são considerados custos de manutenção de edifícios e são tratados como despesas sob o GAAP, e não devem ser capitalizados. Eles devem ser registrados como custos de reparo e manutenção. Deve-se prestar atenção se esses custos devem ser tratados como custos de manutenção de edifícios versus custos de melhoria de edifícios. 

3) MELHORIAS EM LOCAÇÃO 

As benfeitorias em arrendamento são definidas como benfeitorias feitas em bens arrendados que devem reverter para o arrendador no momento do término do arrendamento. A vida útil de tal benfeitoria é a vida útil estimada ou o prazo remanescente do arrendamento, dos dois o menor.

4) EQUIPAMENTO

Equipamentos são ativos tangíveis a serem usados ​​para operações. Todos os custos envolvidos na colocação do equipamento em condições de uso devem ser incluídos no valor do ativo. As seguintes despesas são consideradas na determinação do custo do equipamento: 

a) Preço do contrato ou fatura
b) Direitos pagos 
c) Despesas de frete
d) Taxas de instalação
e) Taxas de seguro para trânsito 
f) Taxas pagas por testes e preparação para uso

A lista de equipamentos do Colégio inclui os seguintes itens, que podem ser modificados de tempos em tempos:
    
a) Computadores
b) Impressoras
c) Telefones
d) Mobiliário de escritório
e) Condicionadores de ar
f) Projetores
g) Utensílios de cozinha
h) Frigoríficos
e) Lava-louças
j) Software (somente de propriedade)

5) CONSTRUÇÃO EM ANDAMENTO (CIP)

Um activo CIP é valorizado como o custo das obras iniciadas mas ainda não concluídas. Para ativos CIP, a depreciação não é registrada até que o ativo seja colocado em serviço. Quando a construção é concluída, um ativo CIP passa a ser classificado como ativo fixo na rubrica aplicável (por exemplo, construção, melhoria de prédio, melhoria de terreno) com todos os custos associados ao CIP até a data da mudança para ativo fixo. Uma vez classificado como ativo imobilizado, a depreciação será contabilizada (observação: conforme estabelecido anteriormente, a depreciação é contabilizada quando o ativo é colocado em serviço).

6) TRANSFERÊNCIA DE CIP PARA ATIVO FIXO

Depois que um ativo é colocado em serviço, todos os custos associados a ele armazenados na conta CIP são transferidos para a conta de ativo fixo aplicável. Por exemplo:

B. ATIVOS INTANGÍVEIS 

Ativos Intangíveis são ativos que não possuem substância física.

A Declaração GASB nº 51 fornece orientação para o relatório contábil e financeiro de ativos intangíveis e lista as seguintes características de ativos intangíveis: 

1. Falta de substância física. 
2. Natureza não financeira (recebíveis ou pré-pagamentos não são ativos intangíveis). 
3. A vida útil inicial se estende além de um único período de relatório. 

C. CUSTO DE AQUISIÇÃO DE ATIVO FIXO

Os padrões GAAP geralmente exigem que os ativos fixos sejam registrados pelo seu custo histórico, incluindo todos os gastos normais para colocar o ativo em um local e condição para o uso pretendido.

Os custos de aquisição incluem custos de instalação, montagem, frete, armazenagem, seguro, impostos, etc.

Se um ativo imobilizado não for comprado, mas for adquirido por meio de doação, então seu custo de aquisição é o valor justo de mercado desse ativo mais todas as despesas diretas feitas em relação à colocação desse ativo em operação para a finalidade pretendida.

Uma vez registrado o valor de um ativo imobilizado, ele não pode ser alterado em nenhuma circunstância.

Para efeitos de capitalização existe um limite individual por ativo. No entanto, se houver um projeto em andamento, o total combinado de todos os ativos fixos envolvidos no projeto deve ser levado em consideração para fins de determinação dos custos de capitalização. O limite de custo de capitalização do Colégio para ativos fixos é o seguinte:

D. DEPRECIAÇÃO

A depreciação é definida como o processo contábil de alocação do custo dos ativos tangíveis para despesas correntes de forma sistemática e racional nos períodos que se espera que se beneficiem do uso do ativo. A depreciação é um custo de ocupação ou uso e, portanto, deve começar no mês seguinte à data de entrada em produção do ativo. Pode ser calculado pelo método da linha reta ou pelo método do saldo decrescente. O Colégio segue o método de depreciação linear. Os ativos são depreciados ao longo de sua vida útil estimada.
Atualmente, o Colégio calcula a depreciação mensalmente usando o método de depreciação linear. Os períodos de vida estimada para consideração na determinação da depreciação dos ativos fixos do Colégio são os seguintes:

Os seguintes fatos são considerados no cálculo da depreciação:

1) Data da compra;
2) Custo total de um ativo;
3) Vida útil de um ativo;
4) Método de depreciação (reta); e
5) Valor residual ou salvado (valor de venda ao final da vida útil do bem), se houver.

Geralmente, no final da vida útil de um ativo, a depreciação total acumulada é igual ao custo total do ativo menos qualquer valor residual.
Por exemplo, suponha que a faculdade comprou um ativo fixo por $ 110,000. A vida útil do ativo é estimada em 10 (dez) anos pelo método linear. Ao final dos 10 anos, o ativo tem um valor residual de $ 10,000. 

Depreciação a cada ano = (custo - valor residual)/vida estimada
                                      = (US$ 110,000-US$ 10,000)/10
                                      = $ 100,000/10
                                      = $ 10,000 por ano
Após 10 anos, a depreciação total do ativo é de $ 100,000 (10 anos x $ 10,000). Como observado acima, a depreciação total também é igual ao custo total menos o valor residual. 
(US$ 110,000-US$ 10,000 = US$ 100,000).

E. IMPARIDADE DE ATIVOS FIXOS 

O Colégio segue a Declaração No. 42 do GASB relativa à redução ao valor recuperável de ativos fixos. A Declaração nº 42 contém orientações para mensurar perdas por redução ao valor recuperável em ativos de capital.
Um ativo é considerado deteriorado quando sua utilidade para o serviço diminui significativa e inesperadamente; ou seja, ocorre algo que não está dentro do ciclo de vida normal do ativo.
O efeito da redução ao valor recuperável deve ser relatado quando ocorrer e não por meio de uma despesa de depreciação ou quando o ativo for alienado.

F. ALIENAÇÃO DE ATIVOS 

A alienação de um ativo imobilizado ocorre quando uma empresa precisa vender seu ativo por qualquer motivo (seja o fim da vida útil ou a troca de ativos). Em suma, é a venda de um ativo fixo.
As formas possíveis de alienar um ativo são as seguintes:

1) Pode ser vendido a terceiros
2) Pode ser vendido como sucata
3) Pode ser doado
4) Pode ser vendido a qualquer funcionário de uma organização
5) Pode ser negociado ao comprar um novo ativo
6) Pode ser transferido para outro departamento

Independentemente do processo utilizado para alienar um ativo, todas as alienações de ativos devem ser autorizadas pelo Controlador. Os ativos alienados devem ser vendidos pelo valor de mercado do ativo no momento da venda.
Uma vez alienado, o ativo é então eliminado do balanço e o ganho/perda é registrado usando um lançamento contábil. 
Por exemplo, suponha que uma empresa comprou um ativo por $ 10,000. Atualmente, sua depreciação acumulada é de $ 8,000. A empresa quer se desfazer do ativo. O valor de mercado do ativo é $ 3,000. Os seguintes lançamentos devem ser feitos na demonstração financeira:

                                 Se o valor de mercado do ativo for $ 1,500, a seguinte entrada deve ser feita:

Se não houver ganho ou perda na venda do ativo, o que significa que o valor de mercado é igual ao saldo remanescente do ativo ($ 2000 para este exemplo), então a seguinte entrada deve ser registrada:

Se a empresa está baixando um ativo, significando que após a vida útil não há valor residual, deve-se fazer o seguinte lançamento:

O principal objetivo por trás do descarte de ativos e registrá-los de maneira precisa é apresentar um balanço patrimonial limpo de uma organização para que reflita os ativos reais disponíveis.

G. RESPONSABILIDADES

É responsabilidade de todos os funcionários do Colégio proteger os ativos fixos e garantir que esses ativos sejam usados ​​apenas para os fins autorizados e não para uso pessoal.

O Controlador também é responsável por garantir que todos os registros de ativos fixos sejam mantidos de forma precisa, inclusive considerando todos os fatores que são importantes no momento da avaliação e cálculo da depreciação dos ativos fixos. O registro de ativos deve ser mantido em tempo hábil.

Os registros de ativos fixos devem ser distribuídos a todos os chefes de departamentos para revisão e recomendações, se houver. Caso haja alguma proposta de alteração, o Controlador deve ser informado e as devidas correções devem ser feitas.

O departamento de Contabilidade também é responsável por manter registros precisos do seguinte:

1. 1. 1. 1. Data da compra
         2. Data em que o ativo é colocado em serviço
         3. Dados do fabricante e do fornecedor
         4. Número do modelo (se houver)
         5. Descrição detalhada do ativo
         6. Localização do ativo
         7. Financiamento e suas fontes para adquirir um ativo
         8. Garantia (se houver)
         9. Detalhes do seguro (se houver)
         10. Número da conta do razão geral

O Departamento de Contabilidade também é responsável por manter cópias impressas e eletrônicas de faturas e toda a documentação de suporte para que estejam prontamente disponíveis quando necessário para fins de auditoria ou conforme necessário.

Aprovado pelo Gabinete: julho de 2021
Política do Conselho Relacionada: Contabilidade, Ativos Fixos

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