Contabilidade - Procedimento de Contas a Receber

I. Introdução

As contas a receber são um ativo significativo para o Hudson County Community College. As contas a receber do Colégio devem ser geridas de forma a assegurar a cobrança eficiente e eficaz de todas as dívidas do Colégio. Este procedimento se aplica a todos os alunos do Colégio.

II. Definição

Contas recebíveis: Qualquer obrigação monetária decorrente de uma transação do consumidor. As contas a receber são o resultado de vários tipos de transações financeiras, incluindo, mas não se limitando a, mensalidades estudantis, taxas, cursos abertos de educação continuada, bem como vendas de bens e serviços.

Correção de contas a receber: Uma correção de contas a receber ocorre quando uma alteração no valor de contas a receber devido em uma conta foi cancelada ou ajustada porque o Colégio não tem o direito de cobrar o dinheiro.

Baixas Administrativas: Créditos estudantis que foram determinados para serem baixados pela Faculdade, quando o aluno contesta a dívida por motivo de imprevisto, e o recurso é aprovado pela Comissão de Circunstâncias Especiais de Desistência.

Dívida: Qualquer valor em dólar devido ao Colégio, incluindo, mas não limitado a, mensalidades, taxas, empréstimos e vendas de bens e serviços.

Devedor: Um indivíduo, empresa, organização sem fins lucrativos ou qualquer outra entidade pública ou privada, incluindo governo estadual, local ou federal, que seja responsável por uma dívida ou contra a qual haja uma reivindicação de dívida.

restrições: Limitações nas atividades atuais ou futuras de alunos, professores e funcionários impostas pelo Colégio.

Aluna: Um indivíduo cujo pedido de admissão foi processado e aprovado pelo College Admissions Office. Um aluno inclui qualquer pessoa que se matricule em qualquer curso com crédito ou sem crédito oferecido pela Faculdade.

III. Gestão de Recebíveis

A faculdade estabelecerá uma data de vencimento da mensalidade para cada semestre. Os alunos que não entraram em um plano de pagamento diferido, pagaram integralmente na data estabelecida ou que não foram liberados pelo Escritório de Financial Aid, correm o risco de serem cancelados de suas classes. A Faculdade vai retirar os alunos da matrícula por falta de pagamento das mensalidades. As datas de desistência dos alunos são determinadas pelo Escritório de Serviços de Matrícula.

A faculdade tem políticas e procedimentos escritos para gerenciar o processo de contas a receber para as categorias abaixo:

1. 1. Subparte A. Mensalidades e Taxas
  2. Subparte B. Estabelecendo Recebíveis
  3. Subparte C. Opções de Pagamento
  4. Subparte D. Política de Pagamento
  5. Subparte E. Faturamento
  6. Subparte F. Coleções
  7. Subparte G. Baixas Administrativas
  8. Subparte H. Requisitos para colocar retenções nos registros do aluno
  9. Subparte I. Reembolsos
  10. Subparte J. Formulário 1098-T, Declaração de Mensalidade
  11. Subparte K. Seguro de Saúde do Estudante

Subparte A. Mensalidades e Taxas

As taxas de matrícula e taxas padrão estão sujeitas à aprovação do Conselho de Administração a cada ano acadêmico. Outras taxas relacionadas ao curso também estão sujeitas à aprovação do Conselho de Curadores durante todo o ano acadêmico.
Os três tipos de taxas de matrícula incluem:

1. 1. 1. 1. Residentes do Condado de Hudson
        
        Residentes fora do condado
        
        Residentes fora do estado e internacionais

Subparte B. Estabelecendo Recebíveis

É responsabilidade do Colégio estabelecer os termos e condições de pagamento no momento da criação de uma conta. A dívida deve ser reconhecida pelo aluno ou outro devedor no momento da criação da conta. O reconhecimento deve ser feito por escrito, ou, pela conclusão do processo de registro automatizado, indicando que o devedor aceitou os termos e condições das obrigações de pagamento.
A obrigação a receber será inserida no sistema Ellucian Colleague (sub-razão do aluno) no momento em que a conta for estabelecida pela primeira vez.

Subparte C. Opções de Pagamento

1. Métodos de pagamento

O Colégio aceita cheques pessoais, cheques bancários e ordens de pagamento para pagamento. Pagamentos com cartão de crédito (MasterCard, VISA, Discover e American Express) também são aceitos.

Os pagamentos podem ser feitos através do Colégio usando nossa plataforma Liberty Link (online através do seguinte link: https://libertylink.hccc.edu/Student > Financiamento Estudantil > Efetuar um Pagamento), por telefone e pessoalmente. Os pagamentos em dinheiro devem ser feitos em dólares americanos. Para garantir a postagem adequada, é recomendável que todos os pagamentos incluam o nome do aluno e o número de identificação em todos os cheques ou ordens de pagamento.

Todos os pagamentos e correspondências enviados pelo United State Postal Service devem ser enviados para o endereço abaixo. Os pagamentos são aplicados aos recebíveis dos alunos dentro de 24 horas após o recebimento.

Colégio Comunitário do Condado de Hudson
Attn: Contas de Estudantes/Escritório de Tesouraria
Avenida Sip 70, 1º Andar
Jersey City, NJ 07306

Plano de pagamento mensal
Um Plano de Pagamento Diferido está disponível para alunos matriculados nos semestres de outono e primavera, a fim de auxiliar no pagamento de mensalidades e taxas e garantir aulas para o semestre. Há uma taxa de pagamento diferido de US$ 25 (não reembolsável) por semestre para cobrir o custo de administração deste programa. Os alunos podem organizar Planos de Pagamento Diferido através da plataforma College Liberty Link (on-line através do seguinte link: https://libertylink.hccc.edu/Student > Finanças Estudantis > Efetuar um Pagamento > Criar Plano de Pagamento), por telefone e pessoalmente. Os alunos devem estar preparados para efetuar seu primeiro pagamento antes que o plano de pagamento se torne ativo. Não há planos de pagamento disponíveis para períodos de verão, sessões de inverno ou para saldos vencidos. Após o aluno se inscrever em um plano de pagamento e efetuar o primeiro pagamento, ele não terá a matrícula cancelada nas aulas daquele semestre.

Financial Aid
Os alunos podem optar por solicitar auxílio financeiro para ajudar com o pagamento de suas mensalidades e taxas. O Escritório de Financial Aid determina a elegibilidade para vários tipos de auxílio financeiro e o desembolso real da maioria dos fundos administrados pelo Office. Se os prêmios de auxílio financeiro de um aluno ainda não estiverem completos e/ou forem revertidos por qualquer motivo, o aluno ainda será responsável pelo pagamento do saldo de mensalidades e taxas devidas. Se os alunos tiverem dúvidas sobre auxílio financeiro, incluindo empréstimos, eles devem entrar em contato com o Office of Financial Aid diretamente.

Subparte D. Política de Pagamento

Alunos com contas a receber não pagas, que não fizeram acordos satisfatórios com o Student Accounts/Bursar Office para pagar as contas a receber, ou que não têm prêmios de auxílio financeiro em vigor até o prazo de cada período, podem ser cancelados das aulas. Os prazos de pagamento são declarados nos extratos de registro e cobrança, e podem ser encontrados eletronicamente em https://myhudson.hccc.edue em https://www.hccc.edu/tuition.

Após a formatura ou outra desistência do Colégio, os alunos são responsáveis pelo pagamento imediato de qualquer saldo pendente devido ao Colégio. Se o pagamento não for efetuado, a conta será enviada para uma das agências de cobrança que atendem ao Colégio.

Subparte E. Faturamento

Os alunos podem visualizar suas contas online; e faturas em papel são emitidas mensalmente.
O Colégio envia uma fatura impressa uniforme ao devedor pelo menos 30 dias antes do encaminhamento a qualquer agência de cobrança.

Para contas inadimplentes, o Colégio enviará uma fatura impressa uniformizada ao devedor pelo menos 30 dias antes de encaminhar a conta para uma agência de cobrança.

Subparte F. Coleções

Contas inadimplentes não resolvidas acima de $ 500 devem ser enviadas para uma das agências de cobrança, Allied Account Services ou Transworld Systems, divididas em ordem alfabética. Saldos antigos devem ser anotados no sistema Ellucian, indicando para qual agência de cobrança a dívida é enviada. Alunos com dívidas inadimplentes terão restrições de Registrador e registro até que a dívida seja paga integralmente.

Ao fornecer documentação de confirmação suficiente para o Colégio, as dívidas dos alunos quitadas na falência podem ser baixadas pelo Colégio e os processos de cobrança cessarão.

Subparte G. Baixas Administrativas

Os alunos que passarem por circunstâncias imprevistas poderão solicitar alterações de nota e/ou ajustes nas mensalidades preenchendo um formulário de Circunstâncias Especiais para Solicitação de Saque. As solicitações concluídas são analisadas quinzenalmente por um comitê composto pelo Diretor de Contas Estudantis/Ecônomo, o Vice-Presidente para Assuntos Estudantis e Matrículas, o Reitor Associado de Financial Aid e o Diretor Associado do Centro de Sucesso Estudantil e Acadêmico. Se aprovado para ajuste de mensalidade, uma baixa administrativa deve ser concluída para a(s) aula(s) solicitada(s).

Subparte H. Requisitos para colocar retenções nos registros do aluno

Os alunos que tiverem saldos em suas contas terão o acesso negado ao recebimento dos registros do Registrador. Além disso, os alunos com saldos em sua conta estudantil acima de US$ 500 não poderão se inscrever para futuros períodos acadêmicos.

Os alunos cujas contas forem enviadas para cobrança terão um registrador e uma retenção de registro colocados em suas contas até que o saldo seja pago integralmente.

Cheques devolvidos

Uma taxa de $ 25 será cobrada dos alunos para cada cheque devolvido emitido pelo aluno para a Faculdade. Além disso, os alunos cujos cheques foram devolvidos terão restrições em suas contas, impedindo-os de pagar o Colégio com cheques no futuro.

Subparte I. Reembolsos

A Conta do Aluno/Escritório da Tesouraria processa os reembolsos do aluno semanalmente. Os reembolsos gerados a partir de pagamentos com cartão de crédito serão creditados de volta no cartão de crédito utilizado para o pagamento. Financial Aid os reembolsos são gerados na forma de cheques enviados e cheques eletrônicos. Todos os cheques são processados pelo Departamento de Contas a Pagar.

Subparte J. Formulário 1098-T, Declaração de Mensalidade

Todo mês de janeiro, o Student Accounts/Bursar Office prepara o Formulário 1098-T, Declarações de Imposto de Mensalidade para os alunos. Os alunos com números de previdência social ausentes devem receber notificações por correio e por e-mail para enviar essas informações à Conta do Aluno/Escritório de Tesouraria duas vezes por ano.

Subparte K. Seguro de Saúde do Estudante

Seguindo a legislação sancionada em 5 de julho de 2013, o Colégio não é mais obrigado a fornecer seguro de saúde para os alunos.

Os alunos que desejam adquirir um seguro de saúde são incentivados a visitar os dois sites a seguir para aprender sobre suas opções de seguro de saúde:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm
https://www.healthcare.gov/

Aprovado pelo Gabinete: julho de 2021
Política Relacionada do Conselho: Política de Contas a Receber

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