Procedimento de Aquisição

Procedimentos

I. INTRODUÇÃO

O objetivo do Procedimento de Aquisição é estabelecer as diretrizes básicas para todas as aquisições de bens e serviços que estejam em conformidade com as leis aplicáveis.

1. Compra menos de 20% do limite de lance da faculdade
   1. De acordo com a NJSA 18A:64A-25.19, concessões de compras, contratos ou acordos estimados em menos de vinte por cento (20%) do limite de oferta atual do Colégio (US$ 8,320 em 1º de julho de 2023) podem ser concedidos mediante solicitação de um cotação ou proposta.
   2. Um Certificado de Registro Comercial é exigido dos fornecedores quando a compra excede 15% do limite de licitação da Faculdade (US$ 6,240 em 1º de julho de 2023) e os serviços são executados em Nova Jersey. NJSA 52:32-44 e seguintes.
   3. A aprovação do Chefe do Escritório/Unidade e/ou Vice-Presidente do Departamento é necessária para a requisição de compra.
2. Entre 20% do limite de lance da faculdade e US$ 17,499
   1. De acordo com a NJSA 18A:64A-25.19, um mínimo de duas (2) cotações, sempre que possível, devem ser solicitadas antes da adjudicação da compra. A adjudicação do contrato será feita com base na cotação responsável mais baixa recebida e mais vantajosa para o Colégio, preço e outros fatores considerados. Se a adjudicação não for feita ao fornecedor que fornecer a cotação mais baixa, uma declaração de explicação dos motivos deve ser arquivada com tal compra. Por prática da faculdade, três (3) cotações devem ser obtidas, se possível.
      
      1. Sempre que forem necessárias várias cotações, o escritório/unidade individual é responsável por solicitar as cotações múltiplas. O Escritório de Compras trabalhará com o escritório/unidade para auxiliar na localização de potenciais fornecedores alternativos quando necessário.
   2. Isenções adicionais do processo de cotação múltipla incluem o uso de Contratos Estaduais (NJSA 18A:64A-25.9), Compras Conjuntas com outras faculdades do condado, municípios ou condados nos quais a faculdade do condado está localizada, instituições de ensino superior ou outras unidades do governo de acordo com à Lei de Contratos Públicos Locais (NJSA 18A:64A-25.10), sistemas de preços cooperativos estabelecidos sob as leis de Nova Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) e acordos de compra cooperativa reconhecidos e aceitos nacionalmente (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   3. Os fatores que podem ser considerados ao conceder as cotações não mais baixas incluem, mas não estão limitados a:
      
      1. Experiência anterior (incluindo experiência anterior com HCCC)
      2. Referências
      3. Localização (desde que a proximidade física do fornecedor seja necessária para a compra ou execução eficiente e econômica do contrato)
   4. A aprovação do Chefe do Escritório/Unidade e/ou Vice-Presidente do Departamento é necessária para a requisição de compra.
3. Entre US$ 17,500 e o Limiar de Oferta da Faculdade - Processo Justo e Aberto
   1. Em vez da solicitação de cotações múltiplas de acordo com a NJSA 18A:64A-25.19, o Colégio pode usar um Processo Justo e Aberto para compras entre $17,500 e o Limiar de Licitação do Colégio. Isso envolve a publicação de uma Solicitação de Propostas (RFP) no site do Colégio por um período mínimo de dez (10) dias. O contrato pode ser adjudicado com base na proposta de resposta responsável mais baixa recebida que seja mais vantajosa para o Colégio, preço e outros fatores considerados. Se a adjudicação não for feita ao vendedor que apresentar a proposta mais baixa, será arquivada com a compra uma declaração explicativa das razões para tal.
   2. Uma Certificação de Divulgação de Entidade Empresarial (BEDC) não é necessária quando um Processo Justo e Aberto é usado para publicar a RFP no site do Colégio.
   3. Isenções adicionais do processo de cotação múltipla incluem o uso de Contratos Estaduais (NJSA 18A:64A-25.9), Compras Conjuntas com outras faculdades do condado, municípios ou condados nos quais a faculdade do condado está localizada, instituições de ensino superior ou outras unidades do governo de acordo com à Lei de Contratos Públicos Locais (NJSA 18A:64A-25.10), sistemas de preços cooperativos estabelecidos sob as leis de Nova Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) e acordos de compra cooperativa reconhecidos e aceitos nacionalmente (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   4. A aprovação do Chefe do Escritório/Unidade, Vice-Presidente do Departamento, CFO ou Representante é necessária para a requisição de compra.
4. Entre US$ 17,500 e o Limite de Oferta da Faculdade - Processo Aberto e Não Justo
   1. De acordo com a NJSA 18A:64A-25.19, um mínimo de duas (2) cotações, sempre que possível, devem ser solicitadas antes da adjudicação da compra. A adjudicação do contrato será feita com base na cotação responsável mais baixa recebida e mais vantajosa para o Colégio, preço e outros fatores considerados. Se a adjudicação não for feita ao fornecedor que fornecer a cotação mais baixa, uma declaração de explicação dos motivos deve ser arquivada com tal compra. Por prática da faculdade, três (3) cotações devem ser obtidas sempre que possível.
   2. Uma Certificação de Divulgação de Entidade Comercial (BEDC) é necessária para conceder um contrato a fornecedores quando um Processo Aberto e Não Justo é seguido. Os sistemas de gerenciamento de contrato Colleague e Bonfire armazenarão todos os BEDCs.
   3. Uma Resolução de concessão do Conselho de Curadores é necessária para todas as compras abaixo do limite de licitação do Colégio, a menos que haja uma resolução do Conselho de Curadores aprovando autoridade para o agente contratante adjudicar contratos até o valor limite da licitação. O Diretor de Contratos e Aquisições recebeu autoridade para adjudicar contratos no limite da licitação (US$ 41,600 em 1º de julho de 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (veja mais explicações abaixo).
   4. As isenções para o requisito de solicitar várias cotações são as mesmas acima.
   5. A aprovação do Chefe do Escritório/Unidade, Vice-Presidente do Departamento, CFO ou Representante é necessária para a requisição de compra.
5. Compras Abaixo do Limite da Proposta do Colégio - Resolução que Autoriza o Diretor de Contratos e Aquisições a Adjudicar Contratos Abaixo do Limite da Proposta
   1. De acordo com a NJSA 18A:64A-25.3, compras, contratos ou acordos para a execução de qualquer trabalho ou fornecimento ou aluguel de materiais ou suprimentos, cujo custo ou preço não exceda o limite de licitação de uma faculdade, podem ser feitos, negociados e outorgado por agente contratante, quando assim autorizado por deliberação do Conselho Curador, sem publicidade pública para licitações e licitações. O Diretor de Contratos e Compras deve seguir os procedimentos da lei de Contratos do County College ao conceder Contratos. Por prática da faculdade, três (3) cotações devem ser obtidas sempre que possível.
   2. É necessário solicitar várias cotações, a menos que exista uma isenção. As isenções para a solicitação de cotações são as mesmas acima.
   3. A aprovação do Conselho de Curadores e do Diretor de Contratos e Compras é necessária para a requisição de compra.
6. Compras iguais ou superiores ao limite do lance
   1. Itens com um valor maior que o limite de lances do Colégio devem ser anunciados publicamente e licitados, a menos que isentos de acordo com 18A:64A-25.5 ou outra lei, e devem estar em conformidade com a Política Play-to-Play 6.4. O Diretor de Contratos e Aprovisionamento preparará especificações de licitação ou uma solicitação de propostas, conforme aplicável, com o Diretor do Departamento e/ou CFO ou pessoa designada. As aquisições isentas de licitações (excluindo serviços profissionais) ainda exigem a solicitação de várias cotações de acordo com a NJSA 18A:64A-25.5.
   2. A lista de exceções de licitação pública está localizada em NJSA 18A:64A-25.5. e inclua o seguinte:
      1. Serviços profissionais;
      2. Serviços Extraordinários Inespecificáveis ​​(“EUS”) e produtos que não possam ser razoavelmente descritos por especificações escritas, sujeitos, no entanto, a procedimentos consistentes com licitação pública sempre que possível;
      3. Materiais ou suprimentos que não estão disponíveis em mais de um fornecedor, incluindo, sem limitação, materiais ou suprimentos que são patenteados ou protegidos por direitos autorais;
      4. Trabalho realizado pelos funcionários do HCCC;
      5. Impressão de avisos legais e documentos utilizados em processos judiciais;
      6. Livros didáticos, materiais de biblioteca e serviços especializados de biblioteca;
      7. Fornecimento de alimentos e serviços, incluindo fornecimento de alimentos e contratos de gestão para centros estudantis, refeitórios e refeitórios;
      8. Serviços prestados por empresa de utilidade pública sujeita à jurisdição do Conselho de Utilidade Pública (BPU), de acordo com tarifas e tabelas de encargos aprovadas pelo BPU;
      9. Serviço de reparo de equipamentos se for da natureza de um EUS, incluindo peças necessárias;
      10. Máquinas ou equipamentos especializados de natureza técnica que não permitam razoavelmente o desenho de especificações e a sua aquisição, sem publicidade de interesse público;
      11. Seguros, incluindo cobertura e serviços de consultoria, que devem ser contratados de acordo com os requisitos para um EUS;
      12. Publicação de avisos legais em jornais, conforme exigido por lei;
      13. Aquisição de artefatos ou outros itens de caráter intrínseco, artístico ou histórico único;
      14. Cobrança de valores devidos em empréstimos estudantis, incluindo, sem limitação, Empréstimos Estudantis Federais;
      15. Serviços de consultoria profissional;
      16. Entretenimento, incluindo, sem limitação, apresentações teatrais, shows de bandas e outros, filmes e outras produções audiovisuais;
      17. Contratos com recursos criados por taxas de atividades estudantis cobradas ou arrecadadas pelos alunos, não sob o controle direto da faculdade e despendidas por organizações estudantis;
      18. Impressão, incluindo sem limitações, catálogos, anuários e anúncios de cursos;
      19. Fornecimento de bens ou serviços para uso, suporte ou manutenção de hardware de computador proprietário, periféricos de software e desenvolvimento de sistema para o hardware;
      20. Recrutamento de pessoal e publicidade, incluindo, sem limitação, publicidade buscando matrícula de alunos;
      21. Suprimentos educacionais, livros, roupas, etc. adquiridos por uma livraria da faculdade do condado, ou por uma empresa de serviços ou administração sob contrato com uma faculdade do condado para operar uma livraria da faculdade do condado;
      22. Compra ou aluguel de toucas e toucas de formatura e certificados ou placas de premiação;
      23. Despesas com viagens ou conferências;
      24. Itens disponíveis de fornecedores a custos abaixo do preço do contrato estadual para o mesmo produto ou serviço, que atenda ou exceda os termos ou condições do contrato estadual;
      25. Compras feitas ou celebradas com os Estados Unidos, o Estado de Nova Jersey, um condado ou município ou qualquer conselho, órgão ou funcionário, agência ou autoridade ou qualquer outro estado ou subdivisão do mesmo.
   3. Exceções adicionais à licitação pública incluem o uso de Contratos Estaduais (NJSA 18A:64A-25.9), Compras Conjuntas com outras faculdades do condado, municípios ou condados nos quais a faculdade do condado está localizada, instituições de ensino superior ou outras unidades do governo de acordo com a Lei de Contratos Públicos Locais (NJSA 18A:64A-25.10), sistemas de preços cooperativos estabelecidos sob as leis de Nova Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) e acordos de compra cooperativa reconhecidos e aceitos nacionalmente (NJSA 18A: 64A-25.11a (b)).
   4. Um Processo Justo e Aberto para aquisições isentas de licitação deve ser considerado para evitar a necessidade de obter um Certificado de Divulgação de Entidade Comercial.
   5. Terceiros que redigirem ou ajudarem na preparação das especificações de licitação ou solicitação de propostas não são elegíveis para licitar ou apresentar uma proposta para o mesmo contrato.
   6. A adjudicação de contrato do público que exija publicidade pública para licitações será adjudicada pelo Conselho de Curadores ao licitante responsável mais baixo. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Serviços profissionais:
      1. De acordo com a NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1), os contratos cujo objeto consiste em serviços profissionais estão isentos de licitação pública.
      2. De acordo com a NJSA 18A:64A-25.19, cotações múltiplas não são necessárias para contratos de serviços profissionais.
      3. Um BEDC não é necessário se um processo justo e aberto for usado para obter um contrato de serviço profissional.
      4. Os Serviços Profissionais são definidos como “os serviços prestados ou executados por pessoa autorizada por lei a exercer uma profissão reconhecida e cujo exercício seja regulado por lei e cuja execução exija conhecimentos de tipo avançado numa área de aprendizagem adquirida por um longo período de formação formal”. curso de instrução e estudo especializado, distinto da instrução acadêmica geral, aprendizado ou treinamento. Serviços profissionais também significam serviços prestados na execução de trabalhos de caráter original e criativo em um campo reconhecido de atividade artística”.
   8. Compras de emergência:
      1. De acordo com a NJSA 18A:64A-25.6, qualquer compra pode ser feita, negociada ou concedida pela Faculdade sem publicidade pública para licitações, quando uma emergência que afete a saúde, segurança ou bem-estar dos ocupantes do imóvel da faculdade exigir a entrega imediata dos materiais ou suprimentos ou a execução do trabalho.
      2. Uma requisição escrita para a compra, pelo funcionário responsável pelo prédio, instalação ou equipamento onde ocorreu a emergência, deve ser arquivada com o Diretor de Contratos e Aquisições, descrevendo a natureza da emergência, o momento de sua ocorrência e o necessidade de invocar a exceção de compra de emergência. O Presidente e o Diretor de Contratação e Aprovisionamento estão autorizados a adjudicar um contrato para a compra se o Diretor estiver convencido de que a emergência existe.
      3. Após o fornecimento da obra, materiais ou suprimentos, o contratante terá direito ao pagamento e a Faculdade será obrigada a efetuar o pagamento.
      4. Cotações múltiplas não são necessárias para compras de emergência.
   9. A aprovação do Chefe do Escritório/Unidade, Vice-Presidente do Departamento, CFO ou Representante é necessária para a requisição de compra.
7. Execução de Contratos
   1. Todos os contratos devem ser encaminhados ao Diretor de Contratos e Aprovisionamento para revisão em conjunto com o Conselho Jurídico do Colégio. Os contratos são então revisados ​​pelo CFO e encaminhados ao Presidente ou seu representante para assinatura.
   2. Os chefes de escritório/unidade não estão autorizados a celebrar contratos.
   3. O Diretor de Contratos e Aquisições pode executar contratos que estejam sob a autoridade do Diretor emitidos pelo Conselho de Curadores (contratos abaixo do limite de licitação).
   4. A aprovação do Presidente, Diretor Financeiro e/ou Diretor de Contratos e Compras é necessária para a requisição de compra.
8. Equipamento de Informática - Hardware e Software
   1. O CIO trabalhará com o Diretor de Contratos e Compras para adquirir todas as solicitações de equipamentos de ITS para o Colégio.
   2. Um Formulário de Justificação de Equipamento deve ser preenchido e autorizado por todas as partes. Após a aprovação do formulário de justificativa, o Departamento precisa preencher uma requisição.
   3. O pedido de compra será emitido após a aprovação da requisição e encaminhado ao fornecedor.
   4. O departamento de TI receberá, configurará e instalará os equipamentos.
   5. A aprovação do vice-presidente da divisão, CFO, CIO e/ou diretor de contratos e aquisições é necessária para a requisição de compra.
9. Diversidade de Fornecedores
   1. Anúncio de Licitações e Solicitação de Propostas (“RFP”)
      1. O departamento de compras anuncia licitações e solicitações de propostas no site do Colégio para todas as empresas locais e diversas para o processo de licitação justo e aberto.
      2. Alertas de compra Empresas pertencentes a mulheres (WBE), empresas pertencentes a minorias (MBE), empresas pertencentes a veteranos (VBE ou VOSB), empresas pertencentes a indivíduos economicamente desfavorecidos (DBE) e empresas pertencentes a indivíduos LGBT (LGBTBE) quando as licitações são disponível para garantir submissões diversas.
      3. Revisa as propostas para garantir que as especificações para pessoas com deficiência sejam atendidas.
      4. Investigue se os fornecedores enviados se aplicam a um grupo de Diversidade de Fornecedores.
   2. Engajamento do Grupo de Diversidade
      1. Prioriza fornecedores diversos verificados por Contratos Estaduais e Cooperativas.
      2. O Diretor de Contratos e Aquisições está envolvido em muitos grupos de diversidade, bem como em grupos de compras conjuntas, para obter informações sobre várias empresas de diferentes etnias para diversificar o poder de compra.
      3. Continuar a ser membro do Conselho de Diversidade de Fornecedores Minoritários de Nova York/Nova Jersey, que fornece listas de fornecedores minoritários certificados.
      4. Os fornecedores se reuniram participando de várias conferências, seminários e workshops que enfocam a diversidade de fornecedores, em conjunto com o departamento de Diversidade, Equidade e Inclusão, as organizações de Diversidade do Condado de Hudson, Jersey City e Estado.

Aprovado: março de 2022
Aprovado por: Gabinete
Categoria: Compras
Subcategoria: Aquisição
Programado para revisão: março de 2024
Departamento Responsável: Finanças

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