Procedimento do Departamento de Contabilidade sobre Reembolso de Viagem
I. Introdução
O objetivo deste procedimento de viagem é estabelecer as diretrizes básicas para todos os funcionários, definidos como funcionários do Estado de Nova Jersey, quando viajam a negócios oficiais do Hudson County Community College (“Faculdade”). A intenção deste procedimento é que o viajante individual não ganhe nem perca fundos pessoais enquanto estiver viajando a negócios oficiais do Colégio. Todas as viagens reembolsáveis devem ser autorizadas antes de qualquer viagem. Todas as viagens aprovadas devem ser essenciais para atingir as metas ou cumprir as responsabilidades de um determinado departamento e devem ser conduzidas da maneira mais econômica e prática para o Colégio.
- A política do Colégio é reembolsar os funcionários por despesas razoáveis e necessárias incorridas em relação a viagens de negócios aprovadas.
- Um funcionário que precise viajar a negócios relacionados à faculdade deve, após receber a aprovação preliminar do supervisor do funcionário, preencher um Formulário de Solicitação de Viagem (se as despesas de viagem excederem $ 100) e, se necessário, um Formulário de Solicitação de Cheque. A finalidade da viagem e o número da conta da(s) fonte(s) de financiamento disponíveis para cobrir o custo da viagem devem ser indicados nos formulários apropriados, quando solicitados.
- Os formulários devem ser assinados pelo Supervisor do funcionário e pelo Reitor ou Diretor de Gabinete responsável antes da viagem. Essas assinaturas indicam a aprovação da solicitação de viagem do funcionário e a disponibilidade de fundos da faculdade. Para viagens de Curadores e Diretores Executivos, os formulários devem ser aprovados pelo Presidente.
- Quando a viagem for concluída, um Formulário de Reembolso de Viagem deve ser preenchido junto com o Formulário de Solicitação de Viagem (se necessário) e todos os recibos apropriados devem ser anexados. O funcionário deverá encaminhar os formulários e recibos ao Departamento de Contabilidade para processamento. O Controlador é o revisor/aprovador final de todos os formulários de Reembolso de Viagem.
- Estão em vigor os seguintes subsídios de reembolso:
uma. Auxílio Refeição – incluindo gratificações, a faculdade permite a taxa federal por dia conforme implementada pela Administração de Serviços Gerais (“GSA”). Os recibos devem suportar as despesas. Não deve haver pedido de reembolso de quaisquer custos de refeições incluídos nas taxas de inscrição em conferências ou associações. Para obter mais informações sobre tarifas com base na localização, consulte as diretrizes em https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
b. Auto Abono – caso seja necessário o uso de automóvel pessoal do empregado em razão de deslocamento local ou de curta distância, o empregado será ressarcido no valor da quilometragem adequada, acrescido de pedágio e estacionamento, com comprovação da distância percorrida e comprovante de despesas. A taxa de milhagem aplicável é normalmente a taxa aprovada pelo IRS.
c. Recibos – necessários para todos os reembolsos de despesas. Nenhuma despesa será reembolsada sem recibos comprovativos.
6. Antes de enviar o Formulário de Reembolso de Viagem ao Departamento de Contabilidade, o funcionário deve enviar o formulário e a documentação de apoio ao Supervisor do funcionário e ao Reitor ou Diretor Executivo apropriado para aprovação e confirmação de que as despesas reembolsáveis reivindicadas estão dentro dos limites e subsídios do o Colégio. É essencial que o Supervisor de um funcionário analise e aprove o pedido de reembolso apenas para despesas “razoáveis e necessárias”. O Supervisor é responsável por utilizar o julgamento de negócios se um item específico não listado na política ou procedimento for submetido para aprovação.
7. Os formulários de Solicitação de Viagem (Apêndice A) e Reembolso de Viagem (Apêndice B) estão disponíveis no Portal de Finanças da Faculdade.
II. Aprovações
Este procedimento abrange todos os funcionários administrativos, professores e funcionários, e outros autorizados a viajar em nome do Colégio. O cumprimento deste procedimento é de responsabilidade do indivíduo viajando a negócios da Faculdade. Este procedimento aplica-se a todas as viagens, independentemente da origem dos fundos.
Se o reembolso de viagem for de bolsa ou contrato, o funcionário deve receber aprovação prévia do Grants Departamento de Contabilidade do Escritório ou Faculdade, a fim de estabelecer que todos os custos de viagem previstos serão permitidos para reembolso de acordo com os termos da bolsa ou contrato.
Espera-se que os funcionários que viajam a negócios oficiais do Colégio tenham o mesmo cuidado ao incorrer em despesas que uma pessoa prudente teria se estivesse viajando a negócios pessoais às suas próprias custas. Despesas para viagens aprovadas são reembolsáveis somente de acordo com estes procedimentos de viagem da Faculdade.
A. Aprovações de viagens
Todas as viagens para conferências, convenções, treinamento de funcionários, workshops e seminários requerem aprovação prévia de acordo com este procedimento.
B. Despesas Permitidas
As despesas de viagem de reembolso são limitadas às despesas essenciais para transacionar os negócios oficiais da Faculdade. Somente as despesas reais e necessárias incidentais ao conforto ordinário do viajante nas performances de seus deveres oficiais serão reembolsadas. As despesas comerciais devem ser razoáveis e necessárias. O reembolso de gorjetas, gratificações e taxas similares é permitido desde que os valores pagos estejam dentro dos padrões normais reconhecidos.
C. Despesas Extraordinárias
Solicitações de reembolso de despesas extraordinárias ou incomuns que não possam ter sido previstas antes da viagem ou que excedam as taxas máximas permitidas estão sujeitas à aprovação antes do reembolso. Uma justificativa por escrito deve ser preenchida no Formulário de Reembolso de Viagem explicando as circunstâncias que exigem as despesas, juntamente com toda a documentação de suporte apropriada, que deve ser enviada diretamente ao chefe de departamento, reitor ou vice-presidente apropriado para aprovação. O Presidente deve aprovar situações extraordinárias para Diretores Executivos ou Curadores. A aprovação documentada deve então ser anexada aos formulários aplicáveis e enviada à Contabilidade para reembolso.
D. Condições Especiais
Os funcionários que têm necessidades especiais de viagem não abordadas explicitamente nestas políticas devem entrar em contato com o chefe de departamento, reitor ou vice-presidente apropriado para aprovação e o presidente da faculdade, se necessário.
III. Processo
A. O Processo de Aprovação
- Um funcionário que precise viajar a negócios relacionados à Faculdade deverá, após obter o consentimento de seu Supervisor, preencher um Formulário de Solicitação de Viagem.
- Um Formulário de Solicitação de Viagem (Anexo A) deve ser preenchido pelo funcionário para aprovação do Supervisor e pelo Reitor ou Vice-Presidente responsável antes de todas as viagens noturnas e veículos alugados, independentemente do preço. O Presidente deve aprovar os formulários para viagens de Curadores e Diretores Executivos.
- Nenhuma despesa será reembolsada quando um Formulário de Solicitação de Viagem for negado ou rejeitado.
- Quando se espera que dois ou mais funcionários viajem para o mesmo propósito, cada indivíduo deve enviar um Formulário de Solicitação de Viagem separado. Outro(s) funcionário(s) viajando com o mesmo propósito deve(m) ser mencionado(s) no formulário.
- O valor de reembolso aprovado pode ser limitado a um valor fixo a critério do Reitor, Vice-Presidente ou Presidente.
B. Preparação e Distribuição do Formulário de Solicitação de Viagem
- O funcionário prepara o Formulário de Solicitação de Viagem e o envia ao seu Supervisor para aprovação.
- Se aprovado pelo Supervisor, o Supervisor deve encaminhar o formulário ao Reitor ou Membro do Gabinete, conforme apropriado.
- Se aprovado pelo Reitor ou Membro do Gabinete, o Reitor ou Membro do Gabinete deverá enviar o formulário ao Escritório de Negócios para validação pelo Diretor de Contas a Pagar e/ou Contador de Subsídios, quando aplicável.
C. Treinamento de equipe
O treinamento de pessoal solicitado para aprimorar as habilidades de um funcionário, manter as habilidades atuais em desenvolvimentos tecnológicos e/ou obter conhecimento/novas informações requer pré-aprovação do Supervisor do funcionário. Se a viagem estiver envolvida, um Formulário de Solicitação de Viagem também deve ser preparado e enviado para aprovação de acordo com este procedimento. Conforme observado acima, é necessário um Formulário de Solicitação de Viagem para veículos alugados e pernoite, independentemente do custo.
V. Transporte
Sempre que possível, espera-se que os viajantes usem o meio de transporte mais econômico. As viagens administrativas podem envolver o uso de um veículo de propriedade da faculdade, particular ou alugado, uma transportadora pública, táxi ou serviço de carro.
A. Veículos Universitários
Os veículos da faculdade só podem ser usados para viagens relacionadas à faculdade e não para uso pessoal, a menos que especificamente aprovado pelo Conselho de Curadores. Os operadores devem cumprir todas as leis e regulamentos de veículos aplicáveis, ter uma carteira de motorista válida e são pessoalmente responsáveis por multas por todas as infrações de veículos e violações de movimento incorridas durante ou como resultado do uso do veículo do Colégio.
As providências para reservar e retirar os veículos da faculdade devem ser feitas com as instalações da faculdade ou com o escritório de segurança. O Gabinete de Segurança mantém uma lista de motoristas autorizados para veículos do Colégio. Despesas extraordinárias (por exemplo, conserto de pneus, conserto de peças veiculares) durante o uso do veículo do Colégio são reembolsáveis desde que uma explicação por escrito adequada e os recibos sejam apresentados e aprovados.
B. Veículos de propriedade privada
Os funcionários que usarem veículos particulares para negócios oficiais serão reembolsados pela quilometragem na taxa especificada pelo Internal Revenue Service (IRS). As despesas com pedágios e taxas de estacionamento serão reembolsadas pelo custo incorrido.
C. Aluguel de Veículos
Certas circunstâncias incomuns, como a indisponibilidade de transporte público ou a inviabilidade de outros modos de viagem, podem exigir o aluguel de um veículo. Nesses casos, independentemente do custo, o funcionário deverá fornecer uma justificativa por escrito para o uso de um veículo alugado no Formulário de Solicitação de Viagem antes da data da viagem. A justificativa deve citar a necessidade do aluguel, fornecer as razões pelas quais outro transporte não está disponível ou viável para uso e incluir o custo total estimado. A aprovação, se concedida, será limitada ao aluguel de um veículo econômico ou médio. Os veículos alugados não devem ter um custo maior do que as taxas de mercado vigentes e cópias originais das leituras do hodômetro do contrato de locação no ponto de origem e no ponto de retorno, e comprovante de pagamento, devem ser anexados ao Voucher de viagem para esta despesa ser reembolsado.
D. Operadoras Públicas
As viagens de e para o destino devem ser feitas pela rota mais direta e econômica. O reembolso é baseado no custo real da viagem por uma transportadora pública (por exemplo, trem, ônibus, avião). Recibos originais são necessários para viagens de trem e avião. A classe econômica ou econômica será usada para viagens de avião e trem.
E. Serviço de táxis e carros do aeroporto
Taxas de táxi necessárias são permitidas, mas apenas quando o transporte público não estiver prontamente disponível, prático ou em caso de emergência. Os serviços regulares de carro podem ser usados de/para a casa de um funcionário e o aeroporto, e de/para o aeroporto e o destino da viagem quando o transporte público não estiver disponível ou for viável, e somente se o serviço de carro for mais barato que um táxi.
VI. Convenções, Conferências, Treinamentos de Pessoal, Workshops
Uma definição: As viagens para conferências e convenções são definidas como viagens não diretamente relacionadas aos deveres e responsabilidades do funcionário, mas que são realizadas para:
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- O aprimoramento das habilidades profissionais.
- A troca de informações, ideias e metodologia.
- Promoção da imagem do Colégio.
Viajar para fora dos Estados Unidos, independentemente do custo, requer a aprovação do reitor, vice-presidente da divisão e presidente da faculdade.
B. Despesas: Para convenções, conferências, treinamentos de pessoal, workshops, seminários de treinamento e para viagens superiores a 24 horas que exijam pernoite (incluindo situações em que um pacote inclui hospedagem e refeições como parte integrante das atividades programadas), o permitido ( GSA) os reembolsos diários (por contrato sindical) são limitados às despesas reais razoáveis.
C. Passeios de um dia: Refeições para viagens de um dia que não envolvam hospedagem não são reembolsadas, exceto em circunstâncias em que a viagem possa ser para localidades onde os custos de alimentação excedam os do Colégio ou nas proximidades, ou onde a duração de uma viagem de um dia exceder um dia normal de trabalho.
D. Custos de Hospedagem: As despesas são totalmente reembolsáveis para hospedagem e refeições que são parte integrante das atividades programadas de uma conferência, convenção, treinamento de pessoal, etc. Os reembolsos de refeições são limitados ao Subsídio de Refeição. Quando a hospedagem não é um componente integral do evento, os funcionários têm direito ao reembolso de um quarto simples padrão em um hotel de classe executiva.
E. Taxas de Registro: As taxas de inscrição para convenções ou workshops são reembolsáveis. Os recibos originais pagos devem ser enviados para a taxa de inscrição.
F. Despesas Excluídas
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- Viagem aérea de primeira classe. Tais acomodações são permitidas somente quando acomodações mais baratas não estiverem disponíveis ou forem inviáveis. As viagens aéreas de primeira classe requerem aprovação especial do Presidente.
- Despesas de caráter pessoal como serviço de manobrista, entretenimento, bebidas alcoólicas e outros encargos de natureza similar.
- Multas incorridas por estacionamento, violações de mudança ou quaisquer despesas relacionadas a violações das leis aplicáveis ao dirigir um veículo pessoal, de propriedade da faculdade ou alugado.
- Nos casos em que, por conveniência pessoal do viajante ou por gozo de licença, ocorra uma interrupção na viagem ou um desvio da rota mais precisa, o reembolso permitido não deve exceder o custo da rota mais económica.
- Acomodações em hotel com tarifas comerciais acima do mercado são permitidas somente quando outras acomodações não estiverem disponíveis ou forem impraticáveis, considerando o itinerário de viagem do funcionário. Justificativa e aprovação por escrito devem ser obtidas para o reembolso. O Presidente do Colégio aprova este pedido.
VII. Funcionários em potencial e palestrantes convidados
Despesas de viagem de funcionários em potencial e palestrantes convidados devem ser aprovadas e reembolsadas sob as mesmas condições, limitações e exigências dos funcionários que viajam a negócios do Colégio, conforme estabelecido neste procedimento; no entanto, os reembolsos de viagem para possíveis funcionários e palestrantes convidados são discricionários.
O reembolso de despesas de mudança não será autorizado sem a aprovação do Conselho de Curadores.
O Reitor, Chefe de Departamento ou Presidente do Comitê de Busca é responsável por informar o indivíduo sobre as políticas e procedimentos que regem as viagens, especialmente no que se refere a despesas cobertas e excluídas, e sobre como obter reembolso para custos de viagem. Para despesas permitidas, o procedimento é o seguinte:
- Assim que a entrevista do candidato for agendada, o Chefe ou Presidente do Departamento deve preparar um Formulário de Solicitação de Viagem para obter a aprovação necessária. O Formulário de Solicitação de Viagem deve indicar o título do cargo que está sendo entrevistado.
- Após a aprovação, o Chefe do Departamento ou o Presidente do Comitê de Pesquisa deve aconselhar o candidato a solicitar que qualquer hotel ou outro fornecedor que forneça transporte, hospedagem ou serviço de alimentação faça a cobrança diretamente do candidato. Nenhum funcionário do Colégio deve pagar por serviços relacionados à estadia do candidato. O reembolso será feito ao candidato no prazo de duas (2) semanas após o envio.
- O Chefe ou Presidente do Departamento deverá obter uma lista detalhada de todos os custos de viagem com a assinatura do candidato. O envio deste formulário deve ser feito imediatamente ao Escritório de Negócios.
- Uma fatura separada e um formulário de pedido de compra devem ser preparados para cada candidato.
VIII. Reembolso de Despesas de Viagem
Um Voucher de Reembolso de Viagem (Apêndice B) deve ser preenchido e enviado dentro de duas (2) semanas após a conclusão da conferência ou viagem. Os Vouchers de Despesas de Viagem aprovados devem ser enviados à seção de Contas a Pagar do Escritório de Negócios juntamente com todos os recibos originais e documentos de suporte (certificado/folha de entrada) para todas as despesas solicitadas para reembolso.
- Os regulamentos do IRS sobre viagens estabelecem que quaisquer adiantamentos sobre viagens não comprovados dentro de sessenta (60) dias da despesa podem resultar em renda tributável relatada no Formulário W-2 do indivíduo que recebeu o adiantamento.
- O Voucher de Reembolso de Viagem deve conter as seguintes informações:
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- O número da conta de dez dígitos sendo cobrado.
- O nome e endereço dos viajantes.
- Formulário de solicitação de viagem aprovado (se aplicável).
- A data da viagem, destino, quilometragem, portagens e outros custos incorridos.
- Nos casos em que as despesas de alojamento sejam partilhadas com terceiros, este facto deverá ser indicado no voucher. Nesses casos, o reembolso é limitado à parte proporcional dos custos do viajante.
- Custo da milhagem: Comutação para fins comerciais multiplicada pela taxa de milhagem/reembolso vigente por milha. Anexe mapas/direções do Google ou documento semelhante para comprovar a quilometragem percorrida.
- O voucher deve ser aprovado, conforme observado anteriormente.
- Reembolso parcial de despesas de viagem: Em alguns casos, os funcionários solicitam o reembolso de apenas uma parte das despesas de viagem. Nesses casos, o total das despesas incorridas deve ser discriminado no voucher, mas apenas o valor real solicitado deve ser inserido no bloco “Total” e a frase “Solicitando Reembolso para Apenas” deve ser digitada/escrita no corpo do voucher.
- Os vouchers encaminhados ao Contas a Pagar que não cumprirem o procedimento de reembolso aqui estabelecido e/ou estiverem faltando informações serão devolvidos ao solicitante para revisão.
- Apenas as despesas de viagem apresentadas com cópias originais dos recibos são reembolsáveis. Qualquer voucher enviado sem os documentos comprovativos necessários ou cópias de recibos será devolvido ao originador para completar/apresentar a documentação exigida.
- Os adiantamentos de dinheiro não gastos devem ser reembolsados ao Business Office em dinheiro ou cheque dentro de sessenta (60) dias da conclusão da viagem. Qualquer adiantamento não gasto não devolvido dentro deste período de tempo será tratado como renda tributável reportável no Formulário W-2 de acordo com os regulamentos atuais do IRS.
Formulário de solicitação de viagem
Aprovado pelo Gabinete: julho de 2021
Política relacionada do Conselho: Contabilidade, Reembolso de Viagem
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