Procedimento de Arranjos de Trabalho Flexível

1. Visão geral

O objetivo deste Procedimento sobre Acordos de Trabalho Flexíveis é garantir a implementação da Política sobre Acordos de Trabalho Flexíveis no Hudson County Community College (“College”), permitindo flexibilidade no local de trabalho, permitindo que funcionários, em tempo integral e parcial, equilibrem responsabilidades pessoais e profissionais e gerenciamento de emergências que o Colégio possa enfrentar de tempos em tempos. O Colégio, a seu critério, pode oferecer aos funcionários oportunidades de acordos de trabalho flexíveis, incluindo teletrabalho e horário flexível em um ambiente de trabalho seguro, profissional e produtivo, conforme apropriado ou exigido por lei.

Os membros do Gabinete Supervisor ou Supervisores com revisão e aprovação do Membro do Gabinete Supervisor podem implementar um cronograma de trabalho alternativo para sua unidade que atenda às necessidades dos negócios e dos funcionários e apoie a missão, visão e valores do Colégio. Os arranjos de trabalho flexíveis para a unidade podem incluir trabalho remoto, horário semanal comprimido, horário alternativo, horário híbrido ou horário flexível. O Supervisor poderá estabelecer diretrizes e melhores práticas para que a unidade apoie um horário de trabalho alternativo ou híbrido. O cronograma pode ser avaliado periodicamente para garantir o apoio contínuo à missão, visão e valores do Colégio.

2. Pedidos

Os funcionários podem solicitar um regime de trabalho flexível, como trabalho remoto, sempre que possível, horário alternativo, semana de trabalho compactada, horário híbrido ou horário flexível. Circunstâncias que ocorrem que não são razoavelmente previsíveis e não podem ser agendadas com antecedência são estabelecidas no processo descrito em Seção 3 abaixo. Sempre que possível, contudo, tais solicitações devem ser agendadas de acordo com o processo descrito em Seção 4. Veja o gráfico no Apêndice A. O funcionário ou supervisor pode consultar o Escritório de Recursos Humanos sobre a natureza, duração e providências solicitadas. As solicitações de acordo flexível concedidas serão reavaliadas periodicamente, no máximo seis (6) meses após a implementação do acordo acordado. As decisões sobre solicitações de acordos de trabalho flexíveis e solicitações concedidas permanecem a critério final do Colégio e podem ser rescindidas a qualquer momento, quando possível, com aviso prévio razoável ao funcionário e de acordo com as leis aplicáveis.

Um apêndice

3. Não programado 

Um funcionário pode solicitar acordos de trabalho alternativos entrando em contato com seu supervisor com a maior antecedência possível. Se aprovado pelo supervisor, documentação comprobatória poderá ser solicitada ao funcionário. Os acordos de trabalho não programado são temporários e são concluídos assim que as circunstâncias permitirem o retorno aos acordos regulares de trabalho.

4. Programado

Na medida em que as circunstâncias sejam razoavelmente previsíveis, um funcionário pode solicitar de forma independente acordos de trabalho flexíveis, contactando o seu supervisor e descrevendo os termos solicitados de acordos de trabalho alternativos. Mediante acordo entre funcionário e supervisor, um formulário preenchido Formulário de Solicitação de Acordos de Trabalho Flexível do Funcionário, e qualquer documentação de apoio, devem ser submetidas ao membro do Gabinete Supervisor. Os funcionários serão notificados da decisão pelo membro do Gabinete de Supervisão ou diretamente pelo Supervisor.

5. Arranjos de Trabalho Remoto

5.1 No caso de uma solicitação concedida para acordos de trabalho flexíveis que incluam trabalho remoto, espera-se que o funcionário tome as medidas apropriadas para garantir a confidencialidade e a proteção das informações proprietárias da faculdade, dos funcionários ou dos alunos. As medidas de segurança podem incluir o uso de armários e mesas de arquivo trancados, manutenção regular de senhas e quaisquer outras medidas apropriadas para o cargo, seus deveres e responsabilidades, ou conforme recomendado pelos Serviços de Tecnologia da Informação (ITS).

5.2 Qualquer equipamento fornecido pelo Colégio para trabalho remoto permanece propriedade do Colégio e será mantido pelo Colégio. Os equipamentos fornecidos pela Faculdade deverão ser utilizados apenas para fins comerciais. Os funcionários não podem instalar nenhum software ou hardware que impeça a ITS de manter ou monitorar o equipamento. A Faculdade não se responsabiliza por danos ou reparos em equipamentos de propriedade dos funcionários. Em caso de desligamento do emprego, todos os bens do Colégio deverão ser devolvidos ao Colégio, a menos que outros acordos tenham sido feitos.

5.3 O funcionário deve estabelecer um ambiente de trabalho apropriado em sua casa para fins de trabalho. A Faculdade não será responsável por quaisquer custos associados a propriedades que não sejam de propriedade da Faculdade em ambientes de trabalho remotos, incluindo, entre outros, a configuração do escritório doméstico do funcionário, reforma, móveis, iluminação, reparos ou quaisquer modificações no espaço do escritório doméstico. O funcionário concordará em ter uma conexão sustentável de internet e telefone. A Faculdade não fornecerá nem reembolsará quaisquer custos relacionados ao uso da Internet/telefone.

5.4 O funcionário deve manter seu espaço de trabalho remoto de maneira segura e livre de riscos à segurança. Lesões sofridas pelo funcionário em home office e em conjunto com suas funções regulares de trabalho são cobertas pela política de remuneração de trabalhadores do Colégio, conforme apropriado. O funcionário será responsável por notificar o Colégio sobre quaisquer lesões assim que possível. O Funcionário será responsável por quaisquer lesões sofridas por visitantes em seu local de trabalho em casa.

5.5 Um funcionário que não esteja isento dos requisitos de horas extras do Fair Labor Standards Act e de todas as leis e regulamentos estaduais e federais aplicáveis ​​será obrigado a registrar com precisão todas as horas trabalhadas. As horas trabalhadas acima das programadas por dia e por semana de trabalho requerem a aprovação prévia do Supervisor. O não cumprimento deste requisito pode resultar na rescisão imediata do acordo.

5.6 Solicitações de regimes de trabalho flexíveis que incluam trabalho remoto podem não ser atendidas para todos os cargos ou funcionários. Tais solicitações serão avaliadas caso a caso. O supervisor pode examinar se as principais funções de trabalho do funcionário podem ser efetivamente desempenhadas remotamente. O supervisor pode consultar o Gabinete de Recursos Humanos para este efeito.

5.7 Aqueles que recebem um acordo de trabalho remoto estarão sujeitos às mesmas expectativas, responsabilidades e padrões de desempenho para sua posição que estavam em vigor antes do acordo remoto. Os supervisores e funcionários devem comunicar claramente as expectativas em relação às atribuições de trabalho, participar em reuniões regulares e estabelecer quaisquer outros parâmetros relevantes para apoiar um acordo remoto. 

5.8 O funcionário deve estar disponível durante o horário de trabalho programado e ser receptivo aos colegas de trabalho e ao supervisor enquanto trabalha remotamente. O funcionário concorda ainda em cumprir ativamente as responsabilidades do cargo durante o horário de trabalho programado e concorda em estar acessível por e-mail, videoconferência ou número de telefone de contato de emergência fornecido pelo funcionário para uso durante esse período.

6. Avaliação

O Vice-Presidente de Recursos Humanos ou pessoa designada analisará a implementação do procedimento regularmente para garantir que este procedimento seja conduzido de maneira justa, consistente e equitativa, consistente com a Missão, Visão e Valores do Colégio.

Aprovado por: Gabinete
Data de aprovação: janeiro de 2022; Novembro de 2023
Programado para revisão: novembro de 2025
Categoria: Recursos Humanos
Departamento Responsável: Recursos Humanos

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